Firemní vánoční večírek je pro mnoho lidí jediná akce v roce, kdy se celá firma potká mimo pracovní stůl. Kolegové z různých oddělení spolu konečně promluví, vedení poděkuje za rok práce a všichni si zaslouží dobré jídlo. Aby večer proběhl v klidu, potřebuje ale plán. V tomto článku najdete harmonogram, checklist, přehled formátů jídla a nápady na program, jak zorganizovat vánoční večírek bez stresu.
Kdy začít plánovat firemní vánoční večírek
Krátká odpověď: dřív, než si myslíte. Prosinec je pro prostory, kapely i cateringové firmy nejvytíženější měsíc roku. Čtvrtky a pátky v první polovině prosince se plní jako první, často už v září a říjnu.
Ideální je začít dva až tři měsíce předem. Pokud čtete tento článek v listopadu, nepanikařte. Volné termíny se často najdou ve všední dny, a stále víc firem si dává takzvaný povánoční večírek v lednu, kdy jsou lidé odpočatí, prostory volné a nikdo nespěchá na další firemní akci.
Harmonogram: co a kdy zařídit
Orientační časová osa, podle které můžete postupovat:
Tři měsíce předem: termín, rozpočet, počet hostů
Domluvte se s vedením na termínu a rozpočtu a odhadněte počet hostů. Budou pozvaní i partneři zaměstnanců? Klienti? To zásadně mění velikost prostoru i množství jídla. Jakmile máte tyto tři údaje, rezervujte prostor a oslovte catering. Pro poptávku u nás opravdu stačí termín, přibližný počet a místo, zbytek doladíme společně.
Dva měsíce předem: formát a menu
Rozhodněte, jestli chcete raut, servírovanou večeři, zimní grilování nebo kombinaci. Pošlete kolegům save the date, ať si večer nezablokují něčím jiným.
Šest týdnů předem: program a pozvánky
Zajistěte hudbu, fotografa, případně moderátora. Rozešlete pozvánky a rovnou se zeptejte na dietní omezení. Ušetříte si pozdější dohledávání.
Dva týdny a týden předem: finální čísla
Pošlete cateringu finální počet hostů a počty dietních porcí. Projděte harmonogram večera, ověřte si příjezd, zázemí, elektřinu a parkování pro dodavatele.
Checklist vánočního večírku
- Termín a záložní termín pro případ, že první volba nevyjde.
- Rozpočet schválený vedením, včetně dopravy hostů a programu.
- Prostor: kapacita, zázemí pro catering, šatna, ozvučení, bezbariérovost.
- Catering: menu, nápoje, obsluha, nádobí, úklid po akci.
- Dietní požadavky sesbírané z pozvánek.
- Program: proslov, hudba, zábava, případně ocenění zaměstnanců.
- Doprava hostů domů, hlavně pokud se slaví mimo město.
- Kontaktní osoba na místě, která řeší dodavatele, abyste vy nemuseli.
- Fotograf nebo alespoň fotokoutek, fotky se hodí i pro interní komunikaci.
Jaké jídlo na firemní vánoční večírek
Jídlo je to, co si lidé z večírku pamatují nejdéle. Zaschlé chlebíčky a vlažné řízky na tácu už dnes nikoho nenadchnou. Nabízí se několik formátů, které se dají i kombinovat.
Raut se stanicemi
Nejuniverzálnější volba. Teplý i studený raut doplněný o stanice s obsluhou, kde kuchař krájí maso nebo griluje steaky přímo před hosty. Raut se hodí pro větší počty a pro večery, kdy se lidé hodně pohybují a povídají. Víc stanic znamená kratší fronty.
Zimní BBQ
Gril a smoker fungují i v prosinci. Venkovní stanice na terase nebo nádvoří, svařák v ruce a vůně kouře, zatímco hosté hodují uvnitř v teple. Vepřová žebra 18 hodin v kouři s americkou BBQ omáčkou nebo steak medium rare k Vánocům nepatří tradičně, o to víc si je lidé zapamatují. Víc o tomto formátu najdete na stránce BBQ catering.
Servírovaná večeře
Hodí se pro menší týmy, vedení nebo klientské večery. Působí slavnostně, ale je méně flexibilní a potřebuje pevný harmonogram. Pokud váháte mezi rautem a grilem, pomůže vám náš článek BBQ vs. klasický raut.
Finger food a česká klasika
Na úvod večera se vyplatí finger food (canapé, mini burgery, bao buns), aby hosté nečekali hladoví na proslov. K Vánocům se skvěle hodí i moderně pojatá česká kuchyně, třeba kachna se zelím nebo bramborový salát. Inspiraci najdete v našem menu, a pokud nevíte, kolik toho objednat, přečtěte si kolik jídla počítat na osobu.
„Svařák v ruce, kouř z udírny a kolegové u jednoho stolu. Víc vánoční večírek nepotřebuje.“
Nápoje na vánoční večírek
K zimnímu večeru patří svařené víno a punč, ideálně hned při příchodu. Dál se osvědčuje kombinace vína, piva a nealka, pro náročnější publikum koktejlový bar. Myslete na kvalitní nealkoholické varianty: nealko punč, domácí limonády, dobrou kávu. Řada kolegů bude řídit nebo prostě nepije a zaslouží si víc než vodu. Orientačně počítejte se dvěma nápoji na osobu v první hodině a pak zhruba s jedním za hodinu.
Dietní potřeby: počítejte s nimi od začátku
Ve firmě o padesáti lidech se téměř vždy najde někdo, kdo je vegetarián, vegan, nesnáší lepek nebo má alergii. Ptejte se na to už v pozvánce, ne týden před akcí. Na rautu nechte pokrmy jasně označit a vegetariánskou variantu počítejte pro víc lidí, než se nahlásí, ochutnají ji i ostatní. U nás jsou vegetariánské, veganské a bezlepkové varianty běžnou součástí menu, ne nouzovým řešením.
Vánoční večírek: nápady na program
Program nemusí být složitý. Lidé si hlavně chtějí popovídat. Pár nápadů, které fungují:
- Krátký proslov vedení na začátku, ideálně do deseti minut a před jídlem, ne během něj.
- Ocenění zaměstnanců nebo týmů za uplynulý rok, s nadsázkou i vážně.
- Grill show: steaky dopékané na medium rare a krájení masa před hosty jsou program samy o sobě.
- Degustace vína, piva nebo koktejlů s komentářem.
- Fotokoutek s vánočními rekvizitami.
- Kvíz o firmě nebo o uplynulém roce, týmy napříč odděleními.
- Živá hudba nebo DJ na druhou polovinu večera.
Harmonogram večera může vypadat třeba takto: příchod a svařák, po půl hodině krátký proslov, pak otevření rautu a stanic, program kolem půl deváté, dezerty a káva, a volná zábava do konce. U delších večírků přidejte kolem desáté druhou vlnu jídla.
Nejčastější chyby při organizaci vánočního večírku
- Pozdní rezervace. V listopadu už se vybírá ze zbytků, hlavně u oblíbených prostorů.
- Hladoví hosté na začátku. Když jídlo přijde až po hodinovém programu, nálada padá. Mějte připravené aspoň finger food hned od příchodu.
- Fronty u rautu. Jeden dlouhý stůl pro sto lidí znamená čekání. Rozdělte jídlo do více stanic.
- Zapomenuté nealko. Kdo neřídí, ten pije. Kdo řídí, zaslouží si víc než minerálku.
- Nikdo „odpovědný“ na místě. Určete jednoho člověka, který řeší dodavatele, ať si zbytek týmu užije večer.
Kde vánoční večírek uspořádat
Nejjednodušší je slavit přímo v kanceláři. Open space nebo lobby se na jeden večer dají proměnit v sál a nikdo nikam nejede. Druhá možnost je pronajatý prostor: loft, galerie, restaurace nebo sál. Ať zvolíte cokoli, ověřte si zázemí pro catering, elektřinu a příjezd pro dodávku. Více o tom, jak firemní akce řešíme, najdete na stránce catering do firem.
Časté otázky
Kdy začít plánovat firemní vánoční večírek?
Ideálně dva až tři měsíce předem, tedy v září nebo říjnu. Prosincové čtvrtky a pátky mizí z kalendářů prostorů i cateringů jako první. Pokud začínáte později, zvažte všední den nebo povánoční večírek v lednu.
Jaký formát jídla zvolit na vánoční večírek?
Pro většinu firem funguje raut doplněný o stanice s obsluhou, třeba gril nebo carving. Servírovaná večeře se hodí pro menší a formálnější skupiny, zimní BBQ venku pro firmy, které chtějí zážitek. Vše se dá kombinovat.
Jak vyřešit vegetariány a alergiky na vánočním večírku?
Zeptejte se na dietní omezení v pozvánce nebo registračním formuláři a počty pošlete cateringu nejpozději dva týdny předem. Na rautu pak pokrmy jasně označte a vegetariánskou variantu počítejte pro víc lidí, než kolik se nahlásí.
Jak dlouho by měl firemní vánoční večírek trvat?
Obvykle čtyři až šest hodin. První hodina na příchod a welcome drink, pak krátký proslov, jídlo, program a volná zábava. Delší večírky potřebují druhou vlnu jídla kolem desáté hodiny.
Chcete mít jídlo a pití na vánočním večírku vyřešené? Podívejte se na catering na vánoční večírek nebo nám rovnou pošlete poptávku. Stačí termín, počet hostů a místo.
MadHouse Catering
Plánujete vánoční večírek?
Pošlete nám termín, přibližný počet hostů a místo. Jana vám připraví nabídku a návrh menu na míru: kanapky a předkrmy, steaky z grilu, žebra 18 hodin v kouři, moderně pojatou českou klasiku i vegetariánské varianty. Vy se věnujte kolegům, o jídlo, pití a obsluhu se postaráme my.